logo AV 34

Privacy beleid

AV’34 verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door AV’34.  

Wat zijn persoonsgegevens? 

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres, e-mailadres en telefoonnummer. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

  Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is AV’34 gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving vastgelegd in de AVG.  

Van wie verwerkt AV’34 persoonsgegevens? 

AV’34 verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  •   Leden en vrijwilligers van AV’34;
  •   Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij AV’34 of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
  •   Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.  

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens? 

Diverse disciplines binnen AV’34 verwerken persoonsgegevens in het verenigingspakket, aangeboden door All United. All United heeft voor de verwerking en beveiliging  hiervoor een verwerkersovereenkomst opgenomen in hun algemene voorwaarden

AV’34 blijft ten aller tijde verantwoordelijk voor jouw gegevens.  

Voor welk doel verwerkt AV’34 persoonsgegevens? 

Als je lid wilt worden van AV’34, aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons wilt aangaan, hebben we jou persoonsgegevens nodig. Deze gegevens hebben nodig voor:

  •    Administratieve processen rondom contributie;
  •    Je in te kunnen schrijven bij de Atletiekunie;
  •    Je in te kunnen schrijven voor wedstrijden;
  •    Een Verklaring omtrent gedrag te kunnen aanvragen;
  •    Je te kunnen voorzien van informatie d.m.v. digitale nieuwsbrieven en clubblad;
  •    Het beantwoorden van jouw vragen via de mail; 
  •    Je te kunnen uitnodigen voor evenementen/vergaderingen. 

Mocht je geen nieuwsbrieven willen ontvangen, dan kun je dit aangeven bij je persoonsgegevens via de website.  

Verwerkt AV’34 ook bijzondere persoonsgegevens? 

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. Wanneer we naar bijzondere gegevens vragen, verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan gezondheidsinformatie die je bij aanmelding nodig acht als belangrijk voor AV’34.  

Hoe gaat AV’34 met mijn persoonsgegevens om? 

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn gevraagd.

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk gevraagd waren? Dan doen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. 

 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen via de website kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met AV’34, terug vinden en bewerken. Je persoonsgegevens kunnen alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Deze medewerkers hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend.  

Wat zijn mijn rechten met betrekking tot mijn gegevens?

 Volgens de AVG heb je de volgende rechten:

  •    Recht om in te zien
  •    Recht om te wijzigen
  •    Recht om vergeten te worden
  •    Recht om gegevens over te dragen
  •    Recht op informatie 

 AV’34 is verplicht deze verzoeken binnen 4 weken in te willigen. 

 Foto’s en Video’s 

Tijdens wedstrijden en evenementen worden foto’s en video’s gemaakt die voor illustratie gebruikt kunnen worden bij verslagen op de website, social media, clubblad en de nieuwsbrief. Ook deze opnames vallen onder persoonsgegevens. Als lid heb je het recht publicatie van deze opnames te weigeren. Op het digitale en papieren inschrijfformulier is hiervoor een optie opgenomen om publicatie niet toe te staan. 

Controle op plaatsing zal met grootste zorgvuldigheid gedaan worden. Mocht je  onverhoopt toch gepubliceerd worden, dan kun je een verzoek tot verwijdering indienen via privacy@av34.nl. Jouw gegevens zullen dan zo spoedig mogelijk verwijderd worden.  

Uitwisseling van persoonsgegevens buiten AV’34

AV’34 maakt afspraken met externe verwerkers en sluit hiervoor een verwerkingsovereenkomst af als deze gegevens gaan verwerken.  

Hoelang worden mijn gegevens bewaard? 

Er is op grond van de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. AV’34 bepaald zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken wij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Voor bepaalde gegevens bestaat een wettelijke grondslag.

 Kan ik zien welke gegevens AV’34 van mij verwerkt? 

Door in te loggen via de website van AV’34 kun je zien welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Door deze optie ligt de plicht om deze gegevens ook actueel te houden bij jou. Hierdoor kunnen wij als vereniging je altijd voorzien van de juiste informatie.  

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door AV’34 kun je terecht de Privacy Functionaris van AV’34.  

Serviceberichten.

 Er kunnen handmatige en automatisch gegenereerde serviceberichten door de website of verenigingspakket worden verstuurd. Het is niet mogelijk je uit te schrijven voor deze serviceberichten. AV’34 beschouwt deze berichten als noodzakelijk voor het goed functioneren van onze communicatie.  

Hoe gaat AV’34 om met datalekken? 

Ondanks alle geboden zorgvuldigheid en beveiliging, bestaat er altijd de mogelijkheid dat er ongewild  gegevens verloren gaan of buiten AV’34 terechtkomen. Dit worden “datalekken” genoemd.

AV’34 is verplicht deze datalekken binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en zal dit doen via het meldloket datalekken. 

 Wijzigingen privacy beleid. 

AV’34  behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Wijzigingen zullen direct aan de leden gecommuniceerd worden.

Apeldoorn mei 2018